Φωτογραφία: Pixabay | Διάβασμα 3’
Εκνευρίστηκα πάλι χθες το απόγευμα…
ΟΚ, το παραδέχομαι, εκνευρίζομαι εύκολα. Νομίζω, όμως, ότι είναι πολλοί αυτοί που εκνευρίζονται με τις μη παραγωγικές συναντήσεις. Και, στα περισσότερα meetings που συμμετέχω, χάνεται χρόνος, ενέργεια και διάθεση. Τσάμπα και βερεσέ… Και όχι μόνο από έναν αλλά από περισσότερους εργαζόμενους. (Άρα, δε μπορεί, πρέπει να εκνευρίζονται κι αυτοί…!)
Μα, δεν είναι κρίμα;
Αν, λοιπόν, είστε προεδρεύων ή διοργανωτής μιας συνάντησης (είτε είναι ένα Customer Service meeting, είτε είναι το Top Management meeting) φροντίστε να αποφύγετε τις ζημιές που προκαλούνται από τουλάχιστον τρεις καταστάσεις. (Και διαβάστε εδώ μερικές ακόμη.)
1. Παθητικοί συμμετέχοντες
Κάποιοι μιλούν δύσκολα ή δεν μιλούν καθόλου στις συναντήσεις. Συνήθως είναι εσωστρεφείς τύποι, οι οποίοι ‘χάνονται’ ανάμεσα στους εξωστρεφείς και κυριαρχικούς τύπους.
Λύση: Απευθύνετέ τους το λόγο με άμεσο τρόπο και ζητάτε διευκρινίσεις και αιτιολόγηση. Θυμηθείτε ότι όλες οι απόψεις είναι χρήσιμες, όλες τις απόψεις τις θέλετε, ανεξάρτητα από την προσωπικότητα ή τον τύπο συμπεριφοράς κάθε συμμετέχοντα (αλλιώς, απλά, δεν χρειάζεται να συμμετέχουν). Και είναι δική σας ευθύνη να συνεισφέρουν όλοι στη συνάντηση.
2. Καθυστέρηση στη λήξη
Πολλοί συμμετέχοντες απολαμβάνουν τη συνάντηση γιατί είναι ένα ευχάριστο διάλειμμα από το φόρτο που τους περιμένει στο γραφείο τους. Άλλοι χαίρονται γιατί βλέπουν κάποιους συναδέλφους που συμπαθούν. Το σύνηθες είναι ότι οι συμμετέχοντες δεν ξέρουν να επικοινωνούν σωστά: μακρηγορούν, αναλίσκονται σε περισσότερες λεπτομέρειες απ’ όσες χρειάζονται, διαφωνούν χωρίς ουσιαστικό λόγο, τους αρέσει να ακούν τον εαυτό τους, ξεχνιούνται. Κι έτσι το meeting τραβάει… και τραβάει… και τραβάει…
Λύση: Ορισμός και αυστηρή τήρηση του χρόνου λήξης. Ακόμη καλύτερα, προδιαγεγραμμένος χρόνος για κάθε θέμα της agenda. Στην ανάγκη και αφού το έχετε δηλώσει ρητά στην έναρξη της συνάντησης, σηκωθείτε και φύγετε, δηλώνοντας λήξη της συνάντησης. Έστω και αν δεν έχει ολοκληρωθεί η συζήτηση για όλα τα θέματα!
3. Ανυπαρξία ενεργειών μετά το meeting
Καλά τα είπαμε, καλά τα συμφωνήσαμε αλλά, τελικά, δεν έγινε τίποτε. Δεν έχει αναλάβει κανείς κάποια ευθύνη, όλοι περιμένουν κάτι από κάποιον άλλο ή, ακόμη χειρότερα, ο ένας ρίχνει την ευθύνη στον άλλο.
Λύση: Σε κάθε συνάντηση, εκτός από την τήρηση πρακτικών, να κάνετε απαραιτήτως ένα Σχέδιο Ενεργειών (Action Plan). Στην πιο απλή του μορφή: Ποιος κάνει Τι και Πότε. Αρκεί κι ένα μικρό πινακάκι σε μια κόλλα χαρτί. Επίσης, είναι καθοριστικής σημασίας να υπάρχει έλεγχος και παρακολούθηση από τον προϊστάμενο ή τον διευθυντή. Τέλος, αν το κρίνετε σκόπιμο, είναι προτιμότερο να συζητάτε λιγότερα θέματα και να γίνεται κάτι, παρά να συζητάτε περισσότερα θέματα και να μην γίνεται τίποτε!
(Για μερικά πράγματα, ούτε αποχρώσεις του γκρι υπάρχουν, ούτε συναντιόμαστε κάπου στη μέση 
.)
Σχετικό άρθρο: Πειθώ: ο ‘μαγνήτης’ του προϊσταμένου
Θέλετε να αναδημοσιεύσετε αυτό το άρθρο στην ιστοσελίδα σας; Επικοινωνήστε μαζί μας.
Μπορείτε επίσης να εκτυπώσετε, να αναπαράγετε και να διανείμετε το άρθρο, εφ’ όσον φαίνεται καθαρά το λογότυπο της Customer Service Greece και υπάρχει το σχετικό dofollow link.
